Ervaar zorgeloos boekhouden en haal het maximale uit uw bedrijf.
18 maart 2015
Een S&O-administratie moet zodanig worden bijgehouden dat deze binnen twee maanden na afloop van het kalenderkwartaal, waarin het speur- en ontwikkelingswerk is verricht, beschikbaar is voor controle. Uit die administratie moet blijken wat de aard, inhoud en voortgang van de uitgevoerde werkzaamheden is, welke S&O-werkzaamheden zijn verricht, wat de eigen inbreng van de werknemers van de bedrijven is geweest en om welke S&O-werkzaamheden het gaat.
Twee bedrijven, één uit Monnickendam en één uit Veendam, hebben voor het jaar 2011 een S&O-verklaring aangevraagd en gekregen. Beide bedrijven hebben hetzelfde bedrijfsadres in Monnickendam aangegeven op de aanmeldformulieren. In oktober 2012 wordt per brief, gericht aan het bedrijfsadres in Monnickendam, een controlebezoek aangekondigd om de S&O-administratie van beide bedrijven te kunnen controleren.
In de brief staat expliciet aangegeven dat het om alle beschikbare S&O-administraties over het jaar 2011 per onderneming gaat. Tijdens het bezoek constateert de controleur dat de bedrijven niet beschikken over een S&O-projectadministratie omtrent aard, inhoud en voortgang van de uitgevoerde werkzaamheden, waaruit blijkt welke S&O-werkzaamheden zijn verricht, wat de eigen inbreng van de werknemers van de bedrijven is geweest en om welke S&O-werkzaamheden het gaat. De projectadministratie bestaat slechts uit een aantal verslagen. In deze verslagen worden geen namen van medewerkers en data van activiteiten genoemd. Uit de overlegde urenadministraties valt niet op eenvoudige en duidelijke wijze af te leiden welke S&O-werkzaamheden zijn verricht. Ondanks daartoe in de gelegenheid gesteld te zijn, wordt door de controleur geen verdere projectadministratie ontvangen. Omdat de projectadministraties niet voldoen aan de administratieve eisen worden S&O-verklaringen gecorrigeerd en het aantal S&O-uren op nul gesteld.
De bedrijven geven aan dat er wel degelijk projectadministraties aanwezig waren op andere locaties die niet door de controleur zijn bezocht. Daarnaast stellen zij onvoldoende te zijn voorgelicht over de voor hen onduidelijke criteria waaraan de administratie moet voldoen. Volgens het College van Beroep voor het Bedrijfsleven (CBB) heeft de controleur terecht vastgesteld dat de projectadministraties niet aan de eisen voldoen. Een administratie moet namelijk zodanig worden bijgehouden dat deze binnen twee maanden na afloop van het kalenderkwartaal waarin het speur- en ontwikkelingswerk is verricht, beschikbaar is voor controle. De controleur heeft bij de aankondiging van het onderzoek uitdrukkelijk aangegeven dat het om beide ondernemingen ging en dat de administratie per onderneming beschikbaar moest zijn.
De bedrijven hadden, toen zij uit de aankondiging konden opmaken dat de controle (uitsluitend) in Monnickendam zou worden verricht, de controleur op zijn minst op kunnen wijzen op de in Veendam voorhanden zijnde administratie. Dat hebben de bedrijven niet gedaan. Ook van de geboden mogelijkheid om alsnog de projectadministratie te overleggen is geen gebruik gemaakt. Het gebrek aan voorlichting, zoals door de bedrijven wordt gesteld, hadden de bedrijven eerder aan kunnen kaarten. Dit hebben zij niet gedaan. Kortom, de S&O-verklaring is terecht gecorrigeerd. Bron: CBB 02-02-2015
