Tips om uw gegevens te ordenen
De basis voor het voeren van een efficiënte administratie is het op een goede wijze archiveren en ordenen van uw financiële stukken. Uw bankafschriften, verkoopfacturen, inkoopfacturen en uw kasstukken.
Er zijn natuurlijk verschillende methodes om de stukken te archiveren. Hieronder vindt u een aantal tips die elk in het kort één van de mogelijkheden schetsen. Het bij deze tips behorende voorblad voor in uw ordner kunt u gratis downloaden.
Tip voor het ordenen van uw verkoopfacturen
Uw verkoopfacturen archiveert u op volgorde van factuurnummer. Bij het onderdeel factureren leest u meer over de eisen die aan uw factuur worden gesteld. Let op: ook als u besluit elektronische facturen te gaan verzenden, blijft het handig om toch een papieren exemplaar te archiveren.
Tip voor het ordenen van uw inkoopfacturen
De inkomende facturen archiveert u op boekstuknummer. Wanneer u een factuur ontvangt, dan boekt u deze in uw financiële administratie. De inkoopfactuur wordt dan voorzien van een boekstuknummer, zodat uw inkoopfacturen uiteindelijk op boekstuknummer terug te vinden zijn. Let u speciaal op de facturen die u digitaal ontvangt. Maak hiervan altijd een afdruk ten behoeve van uw financiële administratie!
Tip voor het ordenen van uw bankafschriftenDe bankafschriften worden op volgorde van afschriftnummer bewaard. Ontvangt u uw afschriften elektronisch, maakt u dan ook altijd een afdruk ten behoeve van uw financiële administratie.
Tip voor het ordenen van uw kasstukkenHet bijhouden en ordenen van de kasadministratie is vaak lastig voor startende ondernemers. De kasstukken dient u te nummeren en op volgorde van datum in het kasboek op te nemen. Let u hierbij vooral op eventuele privé opnamen en stortingen en op opnamen van de bankrekening; deze kasmutaties worden vaak per abuis over het hoofd gezien. U kunt een voorbeeld van een kasboek gratis downloaden op onze website.
Tip voor het ordenen van uw permanente bescheidenUw administratie bestaat, naast financiële stukken, ook uit vele overige bescheiden. Denkt u hierbij aan:
- Verzekeringspolissen
- Uittreksel Kamer van Koophandel O
- Oprichtingsakte
- Personeelsgegevens
- Leningovereenkomsten
- Huurovereenkomsten
- Leaseovereenkomsten
Al deze zaken bergt u bij voorkeur op in een speciaal daarvoor bestemde ordner. Download gratis een voorbeeld van een ordnerindeling voor uw permanente bescheiden.
